Informativa PRIVACY

L'informativa deve avere il seguente contenuto minimo (articoli 13 e 14 del Regolamento europeo):

- categorie di dati trattati e finalità del trattamento (non le modalità del trattamento, ma quali dati vengono trattati divisi per categorie, a quale fine, per quanto tempo sono trattati, se i dati verranno trasferiti all'estero e, in questo caso, attraverso quali strumenti);
- la base giuridica del trattamento, quindi se si tratta di trattamento basato su consenso o giustificato da leggi, legittimi interessi (in questo caso specificando quale è il legittimo interesse), ecc...;
- natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e le conseguenze di tale rifiuto (specificando che è possibile rifiutare il consenso a singoli trattamenti quali quelli a fini di marketing diretto);
- se il titolare ha intenzione di utilizzare i dati per una finalità diversa da quella per la quale sono stati raccolti;
- soggetti destinatari (anche per categorie) ai quali i dati possono essere comunicati e l’ambito di diffusione dei dati medesimi (l'indicazione di soggetti terzi non può essere generica);
- se il titolare ha intenzione di trasferire i dati in paesi extra UE, nel qual caso se esiste o meno una decisione di adeguatezza della Commissione UE (ovvero se la Commissione ha deciso che il paese terzo, un territorio o uno o più settori specifici all'interno del paese terzo, o l'organizzazione internazionale in questione garantiscono un livello di protezione adeguato, per cui il trasferimento non necessita di autorizzazioni specifiche);
- il periodo di conservazione dei dati oppure l'indicazione dei criteri per determinarlo;
- i diritti dell’interessato (diritto di accesso ai dati personali, di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo
riguardano, di opporsi al trattamento, di revocare il consenso, diritto di presentare reclamo all'autorità di controllo, eventuale diritto alla portabilità);
- dati identificativi (nome, denominazione o ragione sociale, domicilio o sede) del titolare del trattamento e, se designato, del responsabile per la protezione dei dati (DPO), quindi un recapito al quale gli interessati potranno rivolgersi per esercitare i propri diritti;
- se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (come la profilazione) deve essere specificato indicando anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l'interessato.

All'interno dell'informativa privacy devono essere indicati anche i cookie che veicola il sito, le modalità di disabilitazione dei cookie (es. tramite opzioni del browser), e nel caso di cookie di terze parti, il link alle pagine delle privacy policy dei servizi delle terze parti. Si rimanda ad altro articolo per ulteriori dettagli sulla regolamentazione dei cookie. Si fa presente che l'informativa cookie è una sezione dell'informativa privacy, non un documento separato, per cui generalmente si ammette che possa essere una pagina diversa da quella che contiene l'informativa privacy, ma quest'ultima deve assolutamente richiamarla (tramite link).

Nel caso di dati raccolti presso terze parti, l'informativa deve presentare dei contenuti ulteriori, e cioè:
- l'indicazione delle categorie dei dati personali oggetto del trattamento;
- l'indicazione della fonte da cui hanno origine i dati personali (che può essere anche fonte accessibile al pubblico);
- si omette, invece, l'informazione circa la natura obbligatoria o meno della comunicazione di dati personali, perché nella fattispecie i dati non sono raccolti presso l'interessato.

Modalità dell'informativa
L'informativa deve avere forma coincisa, deve essere chiara, facilmente accessibile ed intellegibile per l'interessato (Considerando 39), eventualmente anche utilizzando immagini o icone (le icone devono essere identiche per tutta l'Unione europea e saranno identificate da un successivo provvedimento della Commissione europea). L'informativa deve essere resa per iscritto o con altri mezzi (anche elettronici, come per es., la posta elettronica). Se richiesto dall'interessato l'informativa va data oralmente (purché sia comprovata con altri mezzi l'identità dell'interessato). E' preferibile fornirla in forma tale da provarne l'esistenza e per consentire alle autorità di vigilanza di verificarne la completezza e correttezza.

E' ammessa la possibilità di pubblicare l'informativa su un sito web, inserendo il collegamento (link) a tale pagina web nella pagina principale (home) del sito web, ma anche nelle comunicazioni e nella corrispondenza, compreso la corrispondenza cartacea. Nel caso di comunicazioni postali è, però, necessario prevedere anche delle forme alternative, come ad esempio l'invio di fax a seguito di richiesta da parte degli interessati, per coloro che non hanno la possibilità di leggerla online.

Sanzioni
Una violazione in materia di informazione agli utenti può avere come conseguenza l'indagine da parte dell'autorità di controllo, la quale può imporre delle sanzioni e anche il blocco di tutti i dati raccolti ed elaborati in violazione delle norme.

Inoltre, gli utenti possono avviare una azione per il risarcimento dei danno contro il titolare del trattamento.

Casi pratici (siti web)
Se un sito web non permette alcuna registrazione degli utenti, e non tratta dati degli utenti, non occorre l'informativa privacy, anche se occorre tenere presente che i siti web in genere acquisiscono comunque informazioni (anche dati personali) tramite i server sui quali sono ospitati. Invece, l'informativa è sempre dovuta ogni qual volta vi sia una raccolta e trattamento dei dati (es. indirizzi IP, mail) degli utenti (es. compilazione moduli), per cui anche nel caso in cui il sito utilizzi cookie tramite i quali raccoglie dati degli utenti. E' altresì dovuta anche quando il consenso dell'interessato non è richiesto, oppure quando l'interessato è tenuto obbligatoriamente per legge a fornire i dati.

Se il sito permette la registrazione degli utenti, ma i dati vengono usati solo per fini del sito medesimo (es. mailing list) e non per l'invio di proposte commerciali ecc..., occorre solo l'informativa privacy (da linkare al modulo di registrazione per consentirne la consultazione), ma non occorre la raccolta del consenso.

Invece, se il sito permette la registrazione degli utenti e raccoglie dati anche a fini promozionali e pubblicitari, compreso la trasmissione a terzi, occorre l'informativa privacy e il consenso deve essere espresso con accettazione separata dell'informativa.